你必须学会的三条时间管理法则

发布人: 发布时间:2019-08-28 17:38:21
今天,谈谈对一般上班族来说必不可少的三个时间管理规则。
让我们提醒所有阅读本文的人在阅读本文后采取行动,使他们有机会成为真正有效的专业人士。
 
一、每天早点到办公室

毕业五年后,我开始形成这个想法。在此之前,我的理解是公司给了我固定的工资,我在公司呆的时间越少,我的小时工资就越高。
令人印象深刻的是,我的第一份工作的老板总是每天10点钟来上班,有点大摇大摆,我还天真地为自己设定了一个目标:
我想尽早升职,只想在10点以后有机会进来。
这个想法变了源于一家外企换岗后去上班,竟发现我的男上司每天比我早回办公室。
 
一次聊天,我问他:你的职位这么高,你为什么对自己这么严格?
他的回答改变了我的一生,那就是每天早点到办公室有很多好处:
你以身作则,你的下属也不总是迟到
你每天早点出现,你的同事看到你,你给人留下了很好的印象。
早点到那里避开高峰时间
早点上班有助于你早起。
早到公司,你的一整天都是有把握而从容地开始
早点到办公室,你想做什么都行
好处太多了,无法列出。起初,我每天提前30分钟到达,但后来我每天提前一小时到达。我觉得我的工作场所幸福感大大提高了。
所以,当我早点到办公室的时候,我通常做什么?
1、在上班途中一边听课一边喝一杯玫瑰茶
2、坐在你的办公桌旁,整理在上班路上听的课。
3、完成后,听一集TED音频,写下你学到的东西。
4、开始阅读。通常读30分钟,留5分钟做总结
5、看昨天的清单,写下今天的任务
6、同事们开始到来,开始始进入工作状态。

二、每天至少有两个黄金专注工作期

什么是黄金时段?我们先定义一下:

1、至少30分钟以上
2、做重要而非紧急的工作

为什么我需要满足这两个定义?
我身边有很多专业人士,他们要么在30分钟内没有集中注意力的意识,要么有,但把时间花在不太重要的任务上。
 
你是怎么得到黄金时间的?
首先,记录你的工作时间。通常,每天早上和下午抽出30分钟。
第二,锻炼你的注意力。那么,你如何提高集中注意力的能力呢?
有三种方法可以做到:

1.完全不被打扰的情况——Pomodoro技术
Pomodoro技术是一种简单的时间管理技术,由FranciscoCirillo于1992年创建,它比GTD更微观。
使用POMODROO技术,选择一个待任务完成,将番茄时间设定为25分钟,专注于工作,不允许做任何与中间任务无关的事情。
在番茄钟响之前,休息一下(仅5分钟),每四次番茄时段休息一次。
Pomodoro技术是一种提高生产率并给你意想不到的成就感的好方法。
通常情况下,您的任务最多可由四个番茄时钟完成。
如果四个番茄时钟都不能完成,这就意味着任务太难,需要将其划分为可行的小目标,以确保任务能够有效地完成。
重要的是要注意,在我们完全没有被打断的情况下,我们也可以被自己打断。
想象一下这样的情景:你正在阅读,突然想起公用事业账单忘了支付,于是你打开支付宝来支付公用事业账单。
这里的建议是准备一张纸和一个笔记本,当你集中精力的时候,把所有的事情都放在纸上,然后继续集中精力完成手头的任务。

2.频繁被打扰的情况——一口气工作法
 
在工作中,电话、客户、电子邮件、同事的干扰情况非常多,一口气工作法相当困难。
采用记录法,可以很快被干扰恢复工作。
在多次尝试这种技术之后,我发展了快速切换到当前工作状态的能力。以下是一些例子:
礼貌地说不:让另一个人知道手头的任务是重要和紧急的,然后去找他们。
短时间中断:立即记录笔记本另一侧中断的工作任务,继续返回当前任务,完成一定阶段,取出笔记本完成同事交代的工作任务,并主动更新状态给对方。
需要离开岗位:如果对方的工作真的很紧急,不能被拒绝,我会让对方给我几分钟时间,在我的头脑里简要记录一下工作和想法,然后我会与同事合作,立即完成他的工作。
回到你的位置:当你回到你的位置时,先简单概述一下你的一口气工作任务列表中的任务(你可以为重要任务创建一个特殊的表格),然后继续。
采用一口气工作法后,无论那天有多忙,有多少人打断我的工作,我总能很好地完成每天的重要任务。

3.开辟你的独处空间

办公室就像一个大家庭,所以很难有自己的私人空间。如果你有一个单独的办公室,选择一天中的某个时间关上办公室的门,专注于你的工作。
如果你没有一个单独的办公室,最好是找一个相对较小的会议室,关上门,集中精力工作。
每周,我都会给自己创造3-5个关闭空间的机会。除了高效完成工作任务外,还有很好的经验:
我工作的公司很大。我通过寻找新鲜有趣的封闭空间,几乎研究了公司的每个角落。

三、每天列下你的工作清单

通常,我的待办事项列表有三个维度:
在工作开始前一天做一个清单。列出每天必须做的三件重要事情+其他事情。
工作期间临时接收的新任务+截止时间;
在每天的工作结束时,从未完成事件、当日总结、明天待办事件三个维度整理工作清单;
 
这里有一个提醒,待办事项列表的最大用途是释放你的思想。
我们的大脑应该用来思考维度,而不是用来记忆事物本身。
思想也给了你,利益也告诉了你,怎么做也写出来了,只差你的行动啦!